Hyxo Oy:n tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste koskien Hyxo Oy:n asiakkuudenhallintajärjestelmää (CRM) ja sen alarekistereitä sekä markkinointirekisteriä.

Rekisterin nimi

Hyxo Oy:n asiakkuudenhallintajärjestelmä- ja markkinointirekisteri

Rekisterin pitäjä

Hyxo Oy
Sortilantie 5
04260 Kerava

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Asiakaspalvelu, puh. 010 417 4500
hyxo@hyxo.fi

Tässä Hyxo Oy:n tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Hyxo Oy käsittelee henkilötietoja ja on vastuussa niistä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkuudenhallintajärjestelmäämme ja markkinointirekisteriimme kerätyt tiedot perustuvat oikeutettuun etuun, suostumukseen tai sopimukseen.

Tarkoitus

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, laskutukseen ja markkinointiin. Voimme myös käyttää henkilötietoja kohdentaaksemme sinulle sellaista markkinointia, minkä uskomme kiinnostavan sinua.

Rekisterin tietosisältö

Tallennamme rekisteriin seuraavanlaisia yritysten edustajien henkilötietoja:

• Henkilön nimi
• yritys, jossa henkilö työskentelee tai joihin hän on sopimussuhteessa
• tehtävänimike
• työpuhelinnumero(t)
• työssä käytetty sähköpostisoite
• työpaikan / yrityksen osoite

Tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme säännönmukaisesti suoraan asiakkailta mm. sopimuksista, sähköposteissa, puhelimitse, asiakastapaamisissa tai muista tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Keräämme henkilötietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten omilta www-sivuilta. Henkilöllä on halutessaan oikeus ja mahdollisuus kieltäytyä markkinointitarkoituksella kerättyjen tietojen tallentamisesta ja sähköisten uutiskirjeiden vastaanottamisesta.

Tietojen siirto ja luovutus

Asiakkuudenhallintajärjestelmä- ja markkinointirekisteritietojamme käsitellään luottamuksellisesti ja niitä pääsevät tarkastelemaan vain yrityksen työntekijät tai muussa meihin sopimussuhteessa olevat henkilöt, joiden toimenkuva on yrityksen työntekijöihin rinnastettavissa. Tietoja ei luovuteta muille tahoille, ellei se ole välttämätöntä täyttääksemme sopimuksen tai lainsäädännön mukaiset velvoitteet.

Asiakkuudenhallintajärjestelmä- ja markkinointirekisterimme tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin verkkosivuillamme työkaluja, kuten Google ja Snooby Analytics, joiden palveluntarjoajat voivat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason noudattamalla tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimenpiteitä.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Asiakkuudenhallintajärjestelmän ja markkinointirekisterin tarkastelu ja käyttö vaatii kirjautumista henkilökohtaisilla tunnuksilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Myös verkkopalveluiden ylläpitäjillä on pääsy rekisteriin. Verkkopalvelun ylläpitäjien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus, jossa on määritelty, miten he voivat käsitellä tietoja ja siten varmistettu henkilötietojen asianmukainen käsittely.

Tietoturva

Käytämme suojattua SSL-yhteyttä, palomuureja. Sivustolle suoritetaan säännölliset päivitykset, mikä vahvistaa sivuston tietoturvaa.

Evästeet

Www.hyxo.fi-sivustollamme on evästeitä, jotka keräävät tietoa verkkosivustomme käyttäjistä. Evästeet mahdollistavat esimerkiksi Google ja Snooby Analyticsin ja markkinoinnin seurannan. Näiden tietojen avulla pyrimme parantamaan verkkosivustoamme ja kohdentamaan markkinointia onnistuneemmin. Verkkosivuilla kävijä voi ottaa evästeet pois käytöstä oman selaimen asetuksista, jolloin käyntiä verkkosivustollamme ei voi seurata.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi sekä velvoittavan lainsäädännön (kuten kirjanpitolainsäädäntö) nojalla. Asiakkaan tai potentiaalisten asiakkaiden tietojen säilyttäminen markkinointitarkoituksiin arvioidaan säännöllisin väliajoin. Samalla tarkastetaan tietojen oikeellisuus.

Tietosuojaoikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä Hyxo Oy:n rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen tarkistuksesta tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Hyxo Oy:n asiakaspalveluun. Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä, jotta voidaan varmistua tietojen luovuttamisesta vain kyseessä olevalle henkilölle itselleen. Hyxo Oy vastaa asiakkaalle kohtuullisessa ajassa.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häneen kohdistuvaa tietojen käsittelyä tilanteessa, jossa tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus tietojensa korjaamiseen tai täydentämiseen sekä tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista. Henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi eli tietojen tai tunnistettavuuden poistoon siltä osin kuin tietojen säilyttäminen ei ole välttämätöntä asiakassuhteen hoitamisen tai lainsäädännön kannalta.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli emme näkemyksesi mukaan ole toimineet soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.